نامه نگاری به زبان انگلیسی : اجزای یک ایمیل یا نامه کاری

نامه نگاری به زبان انگلیسی

در دنیای امروز، بیشتر مشاغل با فروشندگان، خریداران و یا همکاران خارجی در ارتباط اند. این مساله باعث شده است که توانایی نامه نگاری به زبان انگلیسی از ملزومات مشاغل حرفه ای شود. اما اینکه شما چطور یک نامه یا ایمیل را صورت بندی میکنید، جدای مسائل واژگانی و گرامری، بسیار اهمیت دارد. ممکن است نتیجه یک معامله و یا هر ارتباط حرفه ای دیگر طور دیگه ای رقم بخورد اگر نامه مناسبی نوشته نشود.

اجزای یک نامه اداری به زبان انگلیسی

نامه های اداری انواع و اهداف متفاوتی دارند. ممکن است یک نامه تشکر بنویسید یا یک استعفا نامه، بهرحال نامه یا ایمیل شما باید اجزای زیر را دارا باشد:

Subject line یا موضوع:

هر نامه حرفه ای با هر هدفی که نوشته شود باید در چند کلمه خیلی واضح و دقیق موضوع نامه را مشخص کند. در ایمیل این بخش همان سابجکت ایمیل است. برای مثال:

Congratulations on Promotion

اطلاعات تماس یا Contact information:

در نامه یا ایمیل خود باید حتما اطلاعاتی از قبیل نام کامل، شماره تماس، آدرس، ایمیل ذکر شود. در نامه این اطلاعات در بالای صفحه ذکر میشوند و زیر آن تاریخ و اطلاعات مشابه مربوط به گیرنده نوشته می شود. در ایمیل این اطلاعات در پایان و پس signature نوشته می شوند.

Greeting:

در ابتدای نامه باید نوعی ادای احترام مطرح شود. البته باید دقت داشته باشید که اسم و لقب مخاطب را بدرستی بنویسید. مانند:

Dear Dr. Smith

Brief introduction:

سپس باید بطور خیلی خلاصه احوالپرسی دوستانه ای بکنید تا مقدمه ای شود برای شروع متن اصلی. مانند:

I hope you are well.

The main purpose of the letter یا هدف اصلی از نوشتن نامه:

بخش اصلی نامه شما مطلبی که قصد بیانش را داشته اید شامل میشود. توجه داشته باشیذ که نامه نباید بیشتر از یک صفحه باشد بنابراین باید خیلی خلاصه و مفید بنویسید. دو یا سه پاراگراف برای یک نامه زیاد است. اگر ایمیل است باید حتی کوتاهتر باشد. اگر نیاز بود میتوانید در نامه هماهنگ کنید تا برای اطلاعات و جزئیات بیشتر تماس بگیرید. یا اینکه فایل های لازم را ضمیمه کنید.

Closing:

در پایان هر نامه برای ادای احترام و قدردانی کلمه ای نوشته می شود. برای نامه های حرفه ای باید از عبارات پایانی رسمی استفاده کنید. مثال:

Regards, Sincerely, Best

Signature:

در پایان یک نامه تایپ شده باید زیر نام تایپ شده تان، نام خودتان را با دستخط خودتان نیز بنویسید. در ایمیل تنها نام تایپ شده کافیست.

یک نمونه نامه اداری

نمونه زیر یک ایمیل اداری است. به نحوه استفاده از گرامر نیز توجه کنید. خواندن نمونه های مختلف مهارت نامه نگاری به زبان انگلیسی شما را تقویت خواهد کرد.

Subject: Thank you for meeting with me

Dear Mr. Markham,

I appreciated you taking the time to chat with me today about ABC News Company, and the ever-changing media world. As I approach my graduation date from XYZ Journalism School, I’m full of questions about the roles available in media. Your insights gained from your career in the industry, as well as your perspective on ABC News Company’s five-year plan, were incredibly helpful.

I was particularly struck by your ideas on long-form journalism, along with the help (and problems) that social media can provide investigative journalists. You’ve given me much to think about as I embark on my job search. And, I’m so appreciative for your actionable advice about my writing portfolio — it was so kind of you to really dig in and share your ideas for how to structure it.

I look forward to staying in touch, and will let you know how my job search progresses. I hope you’ll keep me in mind if any roles open up at ABC New Company, too. Thank you again for taking the time to meet today, and for your thoughtful notes on my portfolio.

Sincerely,

James Fitzpatrick
Email Address
Phone Number
LinkedIn URL (optional)