نوشتن ایمیل انگلیسی: نکات کلی نگارش ایمیل به انگلیسی

نوشتن ایمیل انگلیسی

نوشتن ایمیل انگلیسی هم در دنیای آکادمیک امروزه بسیار کاربرد دارد و هم در مشاغل مختلف. دانشجویان یا داوطلبان ورود به دانشگاه ها می بایست از طریق ایمیل با اساتید خارج از کشور در ارتباط باشند، تا بتوانند از آنها مشاوره بگیرند، درخواست fund و scholarship دهند، درخواست همکاری در پروژه بدهند، و غیره. از سوی دیگر، بسیاری از مشاغل با شرکت های بین المللی در ارتباطند، آنها نیز می بایست از طریق نامه نگاری انگلیسی تجارت خود را پیش برند. بنابراین نگارش ایمیل انگلیسی یکی از مهارت های مهم به شمار می رود. در این مطلب قصد داریم نکات کلی ای که باید هنگام نگارش یک ایمیل به زبان انگلیسی رعایت شود را برشماریم. 

نکات کلی نوشتن ایمیل انگلیسی

هنگام نوشتن ایمیل، به نکات زیر توجه کنید:

• از اینکه ارسال ایمیل لازم است اطمینان حاصل کنید. ایمیل های بی هدف و غیرضروری ارسال نکنید.
• برای ایمیل های کاری و آکادمیک، در صورت امکان، از آدرس ایمیل شخصی تان استفاده نکنید. از ایمیل دانشگاهی یا شرکتی خود استفاده کنید.
• طولانی ننویسید. سعی کنید نکات مهم را بطور خلاصه و واضح بنویسید و اگر درخواستی دارید آن را بطور مستقیم و روشن بیان کنید.
• لزومی ندارد از گرامر و لغات پیچیده استفاده کنید.
• پیش از ارسال حتما متن ایمیل را بخوانید. مطمئن شوید که مشکل گرامری ندارید و دیکته کلمات صحیح است. می توانید از اپلیکیشن هایی مانند Grammarly استفاده کنید. البته توجه داشته باشید که تمامی پیشنهاداتی که توسط این نوع اپ ها ارائه می شود صحیح نیست و شما می بایست تصمیم بگیرید تغییر را اعمال کنید یا نه.
• حتما برای ایمیل خود موضوع یا subject بنویسید.
• سعی کنید ایمیل خود را با یک greeting شروع کنید. Hey Jack, Hello Jack برای نامه های غیررسمی مناسب است. اگر ارتباط رسمی تری با فرد پذیرنده دارید، از Dear Mr./Ms. Johnson می توانید استفاده کنید. بعد از این greetingها از کاما استفاده کنید و برای ادامه ایمیل به خط بعدی بروید.
• اگر نمی دانید گیرنده چه کسی است، می توانید برای greeting از عبارت To whom it may concern استفاده کنید.
• از علائم نگارشی به درستی استفاده کنید.
• حتما در پایان متن از عبارات پایانی استفاده کنید. مانند: برای کسانی که با آنها رابطه نزدیک و صمیمی دارید، می توانید از Love, Jack استفاده کنید، اما برای نامه های اداری، آکادمیک و رسمی از نام فامیل خود بهمراه یک عبارت پایانی رسمی تر استفاده کنید. مثل: Sincerely, Jack Johnson
• اگر وابستگی سازمانی دارید و در متن آن را ذکر نکرده اید، در ادامه signature آن را بنویسید. برای نمونه:

Sincerely,
Jack Johnson
CEO of Johnson’s Processing Equipment Inc.

در آینده، در مورد ارسال ایمیل به اساتید بیشتر صحبت می کنیم.

مطالب زیر نیز مفیدند:

نامه نگاری به زبان انگلیسی : اجزای یک ایمیل یا نامه کاری

آشنایی با نحوه نوشتن نامه رسمی در رایتینگ آیلتس جنرال